Suunnilleen 9 vinkkiä keskinkertaisen tapahtuman järjestämiseen

Suunnitteletko tapahtumaa, jossa on kiva bondailla frendien kanssa ja jonka innostavuutta on yyberhienoa some-julistella? Näillä lähtee.

1) Tee kaikki itse.

2) Älä mieti tapahtuman tarkoitusta tai sitä, mitä sillä voisi saada aikaan. Kunhan on seminaari – tai hei, foorumi tai symposium kuulostaa hienommalle! – jossa on kiva postailla osallistujaläpäreet kaulassa.

3) Parhaita osallistujia ovat tutut ihmiset tutuista sidosryhmistä ja oman kuplan sisältä. Samanmielisten seminaarit ovat oikeassaolemisen iloutta, jolla saadaan uudet ajatukset kiitoon.

4) Tapahtumaa ei kannata juuri suunnitella. Homma kyllä menee vanhasta muistista, vanhalla painolla, vanhalla ohjelmalla: vieraat paikalle ja pari puheenvuoroa. Viime vuonnakin oli ihan hyvä meno – vai olikos se toissa vuonna..?

5) Älä infoa a) ketään b) kunnolla c) mistään. Hallintomirkut voi lähettää kutsun ja ottaa ilmoittautumiset vastaan. Ihan turha on antaa väliaikatietoa tapahtuman lähestymisestä.

6) Ai mikä tapahtuman yhtenäinen ilme? Kutsuksi riittää teksti meilin viestikentässä, ja eikös ne neljä vuotta sitten hankitut rollupit ole vielä jossain varaston nurkassa, niitähän voisi laittaa vaikka aulaan? Ai ne on vanhalla logolla? No menee ne vielä tämän kerran.

7) Älä huolehdi pienistä yksityiskohdista – kuka ottaa vieraat vastaan, kuka ohjaa puhujat paikalleen, ei kai me narikkamaksuja makseta? Mistä noustaan lavalle, kuka auttaa mikrofonien kanssa? Kyllä kai vessaan ilman opasteita löytää, vaikka se onkin kolme kerrosta alempana viereisessä kiinteistössä.

8) Ohjelma soljunee läpi itsestään. Ketään ei kannata ottaa juontamaan tai huolehtimaan aikataulusta. Älä valmistele avauspuheenvuoroa – jos toimari hönkäisisi jotain yleispätevää, tai voithan itsekin heittää jotain strategialurinaa.

8 ) Älä kevennä millään ohjelmanumerolla. Asia on tärkein, ei sinne mitään huumoria tulla kuulemaan.

10 ) Tarjoilut pitäisi tilata erikseen? Äh, vesi on ihan hyvää, eiköhän mennä sillä koko päivä.

11) Ohjelmaa ei kannata rakentaa kovin vaihtelevaksi. Paljon asiantuntijuutta ja powerpointteja stagelle on ihan hyvä setti. Väittelyt, hulluttelevat esiintyjät, yllättävä rentoutusharjoitus tai yleisön osallistaminen ovat ajan hukkaa.

9) Jos nyt kuitenkin paneelikeskusteluun päädytään, kannattaa vetää se itse eikä käyttää ammattiapua. Siihen ehtii rustailla aamujunassa muutaman kysymyksen ipadin ruudulle. Älä taustoita, älä varaudu jatkokysymyksillä, älä tutustu teemaan liian syvältä. Turha on selvitellä panelistien taustaa tai henkilökohtaisia mieltymyksiä. Pahinta ovat keventävät kysymykset ja laukalle lähtevät ajatusleikit.

9) Tee ja muista kaikki itse. Eiku oliko tämä jo sanottu?

Kirjoittaja on hintelä viestintäyrittäjä, joka on ollut mukana monenlaisissa tapahtumassa, kaikenlaisissa rooleissa.